1. Για την πρόσβαση κάθε υπαλλήλου στις εφαρμογές, έχετε κάνει διαφορετικό χρήστη (εκτός του π.χ. admin);
NAI Ακολουθείτε τα όσα ορίζει ο νέος Κανονισμός.
OXI Πρέπει να δημιουργήσετε ξεχωριστό χρήστη στην εφαρμογή για κάθε υπάλληλο / εργαζόμενο του Γραφείου σας.
2. Έχετε ορίσει ξεχωριστά δικαιώματα για κάθε χρήστη;
NAI Ακολουθείτε τα όσα ορίζει ο νέος Κανονισμός.
OXI Κάθε χρήστης πρέπει να έχει τα δικαιώματα που του αναλογούν με τους περισσότερους να έχουν περιορισμένα δικαιώματα έναντι -φυσιολογικά- ενός διαχειριστή που θα έχει τα πλήρη δικαιώματα.
3. Αλλάζετε τακτικά τον κωδικό πρόσβασης για κάθε χρήστη;
NAI Ακολουθείτε τα όσα ορίζει ο νέος Κανονισμός.
OXI Ο κωδικός πρόσβασης μπορεί να διαρρεύσει και μαζί με αυτόν όλα τα δικαιώματα του χρήστη του. Έτσι θα μπορούσαν να εξαχθούν δεδομένα από την εφαρμογή (π.χ. πελατολόγιο, κωδικοί TaxisNet) από κάποιον χρήστη που δε θα το επιθυμούσατε. Για το λόγο αυτό, οι κωδικοί πρόσβασης πρέπει να αλλάζουν κάθε π.χ. 1-3 μήνες (ανάλογα με το επίπεδο ασφαλείας που επιθυμείτε να εφαρμόσετε)
4. Έχετε υπογεγραμμένη Σύμβαση με τους πελάτες σας;
NAI Ακολουθείτε τα όσα ορίζει ο νέος Κανονισμός.
OXI Η τεκμηρίωση επαγγελματικής σχέσης με τους πελάτες σας ενισχύει με θετικό τρόπο το ρόλο σας ως διαχειριστής προσωπικών δεδομένων του.
5. Έχετε την έγγραφη αποδοχή των Όρων Εμπιστευτικότητας με τους πελάτες σας;
NAI Ακολουθείτε τα όσα ορίζει ο νέος Κανονισμός.
OXI Η ύπαρξη έγγραφης αποδοχής για τους όρους εμπιστευτικότητας από τους πελάτες σας αποτελεί βασικό σημείο της κατοχύρωσής σας με βάση το νέο Κανονισμό.
6. Έχετε πραγματοποιήσει την κρυπτογράφηση της Βάσης Δεδομένων σας;
NAI Ακολουθείτε τα όσα ορίζει ο νέος Κανονισμός.
OXI Ένα από τα πιο κρίσιμα τεχνικά σημεία που πρέπει να προσέξετε είναι η κρυπτογράφηση των δεδομένων σας. Η Epsilon Net σας παρέχει τη δυνατότητα αυτή για όλες τις εφαρμογές σας.
ΜΑΘΕΤΕ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΚΡΥΠΤΟΓΡΑΦΗΣΗ
7. Λαμβάνετε καθημερινά backup της βάσης δεδομένων σας;
NAI Ακολουθείτε τα όσα ορίζει ο νέος Κανονισμός.
OXI Η λήψη καθημερινού backup θεωρείται υπεύθυνη πρακτική για όσους τηρούν αρχεία με προσωπικά δεδομένα.
8. Έχετε κάποιο εγκατεστημένο και ενημερωμένο Anti-Virus;
NAI Ακολουθείτε τα όσα ορίζει ο νέος Κανονισμός.
OXI Οι ιοί μπορεί να οδηγήσουν σε ακούσια διαρροή προσωπικών δεδομένων και πρέπει να λαμβάνετε τα απαραίτητα μέτρα για την προστασία του Η/Υ σας.
9. Πραγματοποιείτε περιοδικά κάποιο full-check για ιούς στον Η/Υ σας;
NAI Ακολουθείτε τα όσα ορίζει ο νέος Κανονισμός.
OXI Ο περιοδικός πλήρης έλεγχος (σ.σ. σάρωση) του Η/Υ για ιούς σας διασφαλίζει για την καλή του λειτουργία και θα πρέπει να πραγματοποιείται π.χ. 1 φορά κάθε εβδομάδα.
10. Έχετε αναβαθμισμένο και ενημερωμένο λειτουργικό Windows;
NAI Ακολουθείτε τα όσα ορίζει ο νέος Κανονισμός.
OXI Ένας Η/Υ με παλαιότερη έκδοση Windows ή που δεν ενημερώνεται τακτικά με αναβαθμίσεις το λειτουργικό του είναι πολύ πιθανότερο να αποτελέσει πηγή για ακούσια διαρροή προσωπικών δεδομένων μέσω κάποιου κενού ασφαλείας που θα παρουσιάσει. Επιπλέον, τα διάφορα επαγγελματικά Site (π.χ. e-banking, ΑΑΔΕ κλπ) αναβαθμίζοντας συνεχώς τις υποδομές τους για ασφαλέστερες συναλλαγές, προϋποθέτουν το ίδιο και για τους επισκέπτες τους. Αυτό σημαίνει ότι σταδιακά μπορεί να αντιμετωπίσετε προβλήματα συνδεσιμότητας / λειτουργίας με αυτά.
11. Οι τυχόν εφαρμογές που χρησιμοποιείτε από άλλους κατασκευαστές (σ.σ. πλην της Epsilon Net) είναι σύννομοι με το GDPR σύμφωνα με τα όσα σας αναφέραμε παραπάνω;
NAI Ακολουθείτε τα όσα ορίζει ο νέος Κανονισμός.
OXI Το GDPR δεν αφορά μόνο τις εφαρμογές σας από την Epsilon Net. Η Epsilon Net σας παρέχει την απαραίτητη διασφάλιση και τα εργαλεία που χρειάζεστε ως προς τα προϊόντα της αλλά αν χρησιμοποιείτε έστω και μία εφαρμογή που δεν σας παρέχει τον ίδιο βαθμό ασφαλείας, το Λογιστικό σας Γραφείο διατρέχει συνολικά (και όχι τμηματικά) τον κίνδυνο με βάση το νέο Κανονισμό. Περαιτέρω, αναζητείστε το ίδιο επίπεδο ασφαλείας σε όλους τους συνεργάτες σας και εφαρμόστε το GDPR στο γραφείο σας ως τρόπο οργάνωσης και λειτουργίας, όχι μόνο ως προς τις τεχνικές προδιαγραφές των εφαρμογών που χρησιμοποιείτε στον Η/Υ σας.