Στο πλέον καθοριστικό στάδιο περνά για όλες τις επιχειρήσεις η διαδικασία προσαρμογής τους στην «κλιμακωτή» εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας. Μέχρι τις 30 Νοεμβρίου θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί η προκαταρκτική, αλλά απολύτως απαραίτητη διαδικασία απογραφής τους.

Το κρίσιμο στοιχείο, σύμφωνα με παράγοντες της αγοράς και του Υπουργείου Εργασίας, είναι μην καθυστερήσει η απογραφή, ώστε να τηρηθούν τα χρονοδιαγράμματα. Κατ’ αυτόν τον τρόπο, σε κάθε στάδιο εφαρμογής θα επιτευχθεί - εξαρχής και χωρίς την απειλή προστίμων - η «καθολικότητα» συμμετοχής επιχειρήσεων και εργαζομένων, η οποία «εξασφαλίζει» και μεγιστοποιεί τα οφέλη για τις ίδιες και τους εργαζόμενους τους.

Με τη Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας, όλες οι επιχειρήσεις της χώρας υποχρεούνται να διαθέτουν και να λειτουργούν ηλεκτρονικά σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων τους, άμεσα συνδεδεμένο και διαλειτουργικό σε «πραγματικό» χρόνο (διαβίβαση στοιχείων εντός 15 λεπτών) με το Π.Σ ΕΡΓΑΝΗ 2. Στην παρούσα συγκυρία, πάντως, η αγορά θέλει απαντήσεις το συντομότερο δυνατό σε ερωτήματα τεχνικού και διοικητικού χαρακτήρα, ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης, τον αριθμό των εργαζομένων, τον κλάδο δραστηριοποίησης κλπ. Έντονο είναι το ενδιαφέρον για «έξυπνες» ψηφιακές λύσεις πληροφορικής που αυτοματοποιούν πλήρως τη διαδικασία και τη σύνδεση με το πληροφοριακό σύστημα EΡΓΑΝΗ 2 του Υπουργείου Εργασίας.

Είναι χαρακτηριστικό, πως περισσότεροι από 25.000 ιδιοκτήτες και στελέχη επιχειρήσεων, λογιστές και φοροτεχνικοί παρακολούθησαν την ειδική διαδικτυακή εκδήλωση που διοργάνωσαν οι επιστημονικοί – ενημερωτικοί ιστότοποι, taxheaven και e-forologia, που είναι μέλη του κορυφαίου Ομίλου Epsilon Net, ηγέτη στην ελληνική αγορά Business Software. Στη διάρκεια του Webinar, απαντήθηκαν εξειδικευμένα ερωτήματα και παρουσιάστηκαν τα πλεονεκτήματα του Epsilon Smart Ergani, της νέας καινοτόμου υπηρεσίας για τη Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας που «λάνσαρε» ο Όμιλος Epsilon Net. Το Epsilon Smart Ergani αποτελεί τη μοναδική cloud λύση της αγοράς, που συνδέει online τον Εργαζόμενο, τον Εργοδότη και το Λογιστή.

Τι σημαίνει στην πράξη η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις

Το Liberal παρουσιάζει κωδικοποιημένες τις αλλαγές στην καθημερινότητα των μικρομεσαίων επιχειρήσεων (χωρίς σύστημα ωρομέτρησης και με εξωτερικό συνεργάτη λογιστή), όπως τις επεξεργάστηκε η επιστημονική ομάδα του Ομίλου Epsilon Net:

1. Η καταγραφή του ωραρίου θα γίνεται σε πλήρως ψηφιακή μορφή. Αν ο εργοδότης συνεχίζει και στέλνει αρχείο pdf excel ή email, όπως συμβαίνει ως τώρα, ο λογιστής θα υποχρεούται σε εκ του μηδενός διαμόρφωση του ψηφιακού ωραρίου.
2. Ως προς τη μισθοδοσία, θα υπάρχει άμεση σύνδεση, έλεγχος και κριτήρια διασταύρωσης δηλωθέντων με πραγματοποιηθείσες ώρες εργασίας. Κάθε είδους απόκλιση (μικρή η μεγάλη) από το δηλωθέν ωράριο θα πρέπει να ελέγχεται και να τεκμηριώνεται.
3. Mε τη χρήση της ψηφιακής κάρτας, θα πρέπει να γίνεται προσεκτικός έλεγχος κατά την ύπαρξη «ορφανών» χτυπημάτων (έλλειψη χτυπημάτων εισόδου ή εξόδου) με απαιτούμενη τεκμηρίωση.
4. Ο εργοδότης θα υποχρεούται σε ακριβή καταγραφή κάθε είδους άδειας - ασθένειας – απουσίας, η οποία θα πρέπει να υποβάλλεται ηλεκτρονικά από τον λογιστή εντός του 1ου 10ημέρου του επόμενου μήνα.
5. Η υπερεργασία και η υπερωρία θα καταγράφονται βάσει «χτυπημάτων» ενώ η μη ύπαρξη χτυπήματος κατά τον έλεγχο θα επιφέρει κυρώσεις.
6. O υπολογισμός μισθοδοσίας θα πρέπει να συμφωνεί σε μεγάλο βαθμό με τα αποτελέσματα σημάνσεων/χτυπημάτων, κάτι το οποίο πολλαπλασιάζει τον χρόνο ελέγχου των δεδομένων.
7. Το διάλειμμα θα είναι άμεσα συνυφασμένο με την ολοκλήρωση του ωραρίου εργασίας.
8. O αριθμός των ημερών ασφάλισης δύναται να παραχθεί αυτόματα από τον αριθμό των ημερών απασχόλησης βάσεων σημάνσεων/χτυπημάτων.

«Μετά την ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω της πλατφόρμας myDATA της ΑΑΔΕ, η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας και το Ψηφιακό Ωράριο συνιστούν ένα σημαντικό βήμα ψηφιακής μετάβασης για χιλιάδες επιχειρήσεις. Για εκείνες μάλιστα που δεν έχουν σύστημα ωρομέτρησης και λειτουργούν με εξωτερικό λογιστήριο, οι διάφορες επιμέρους αλλαγές στον τρόπο λειτουργίας τους και στην επικοινωνία τους με τον λογιστή σε σχέση με το έως σήμερα υφιστάμενο πλαίσιο, συνθέτουν ένα ψηφιακό παζλ που τις εδραιώνει στη ψηφιακή εποχή» σημειώνει η Βασιλική Αναγνώστου, Αναπληρώτρια CEO του Ομίλου Epsilon Net.

Epsilon Smart Ergani: Η «έξυπνη» λύση που απλοποιεί και αυτοματοποιεί την εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας

Απόλυτη επιτυχία καταγράφηκε στην 1η φάση εφαρμογής του μέτρου στις τράπεζες και τα σουπερμάρκετ που απασχολούν πάνω από 250 εργαζόμενους, τους δύο κλάδους που συμμετείχαν στην 1η φάση εφαρμογής του μέτρου. Σύμφωνα με στελέχη των πιστωτικών ιδρυμάτων και του λιανεμπορίου, «πίσω» από την επιτυχία της 1ης φάσης εφαρμογής της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας κρύβεται η υψηλή τεχνογνωσία, η μακρόχρονη εμπειρία και τα καινοτόμα συστήματα ωρομέτρησης και μισθοδοσίας της Epsilon HR, εταιρίας θυγατρικής του Ομίλου Epsilon Net.

Η Epsilon HR εξυπηρετεί χιλιάδες επιχειρήσεις που απασχολούν πάνω 1.800.000 εργαζομένους στον ιδιωτικό τομέα. Σύμφωνα δε με ανακοίνωση της εταιρίας, το 85% των τραπεζών και σουπερμάρκετ που χρησιμοποιούν την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας επέλεξαν τις εφαρμογές της Epsilon HR. Το Epsilon Smart Ergani, η νέα cloud υπηρεσία του Ομίλου Epsilon Net για τη διαχείριση των απαιτήσεων, που προκύπτουν από το μέτρο του Ψηφιακού Ωραρίου & της Κάρτας Εργασίας είναι η «έξυπνη λύση» για όλες τις ΜΜΕ Επιχειρήσεις, είτε έχουν εσωτερική μισθοδοσία, είτε υποστηρίζονται από λογιστικά γραφεία.

Συγκεκριμένα, το Epsilon Smart Ergani, είναι μια 360° λύση για τις επιχειρήσεις, καθώς καλύπτει, σε πλήρη συμμόρφωση με τη Νομοθεσία, τις υπηρεσίες Δήλωσης & Ηλεκτρονικής Υποβολής Ωραρίου & Αδειών, Σήμανσης Κάρτας, Ηλεκτρονικής Καταγραφής Πραγματικής Απασχόλησης και Διασφάλισης Εργοδότη για ορθή εφαρμογή νομοθεσίας. Επιπλέον, αναβαθμίζει το ρόλο του Λογιστή της επιχείρησης από Διαχειριστή σε Σύμβουλο, καθώς ελέγχει και συγκρίνει το ψηφιακό ωράριο με την ψηφιακή κάρτα, υπολογίζοντας, παράλληλα, τη μισθοδοσία με ορθά και πραγματικά δεδομένα. Τέλος, εξασφαλίζει τη διασύνδεση της Ψηφιακής Κάρτας με τα πληροφοριακά συστήματα Ωρομέτρησης, Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού και Μισθοδοσίας κάθε επιχείρησης.

Στο πρώτο στάδιο συμμόρφωσης με τη νέα νομοθεσία, η έκδοση:

• Epsilon Smart Ergani Accounting Start είναι διαθέσιμη για τα Λογιστικά Γραφεία και τους πελάτες τους, με στόχο να καλύψει την υποχρέωση του Ψηφιακού Ωραρίου δωρεάν.
• Epsilon Smart Ergani Business Start είναι διαθέσιμη για τις επιχειρήσεις που τηρούν εσωτερικά την μισθοδοσία, για να καλύψει την υποχρέωση της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας μέσω δωρεάν διάθεσης του Epsilon HR Card Scanner!

Όπως τονίζει η Βασιλική Αναγνώστου «κάθε φορά που ο εργοδότης δηλώνει ωράρια στο ημερολόγιο του Smart Ergani, ενημερώνεται online η εφαρμογή μισθοδοσίας του λογιστή, ενώ παράλληλα γίνεται η υποβολή στο Εργάνη II. Έτσι, ο λογιστής μετατρέπεται από διαχειριστής σε σύμβουλος. Και κάθε φορά που χτυπάει κάρτα ο εργαζόμενος από το Epsilon Smart Ergani, η κίνηση υποβάλλεται αυτόματα στο Εργάνη II και γίνεται ταυτόχρονη ενημέρωση εργοδότη-εργαζόμενου και λογιστή. Όλα αυτά με online ενημέρωση, την ίδια στιγμή, στο κινητό του εργοδότη και του εργαζόμενου».

Παρά τις εύλογες – και αναμενόμενες εν πολλοίς – πρώτες δυσκολίες στην αφομοίωση των αλλαγών από τις επιχειρήσεις και τα λογιστήρια, το Υπουργείο Εργασίας εκτιμά πως, στην πλήρη εφαρμογή της, η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας θα αποτελέσει κομβικό «εργαλείο» ενίσχυσης του υγιούς ανταγωνισμού στην αγορά εργασίας και, συμβάλλοντας αποφασιστικά στη μείωση της αδήλωτης και υποδουλωμένης εργασίας, θα τονώσει τα δημόσια έσοδα με την αύξηση των ασφαλιστικών εισφορών των εργαζομένων. Ο σχεδιασμός της κυβέρνησης είναι, με την προϋπόθεση ότι η απογραφή δεν θα καθυστερήσει, στη 2η φάση να εφαρμόσουν τη Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας, από 1η Δεκεμβρίου, οι ΔΕΚΟ, οι βιομηχανίες, οι ασφαλιστικές εταιρείες, ενώ την ερχόμενη Άνοιξη να ακολουθήσουν εστίαση και τουριστικά καταλύματα, και στη συνέχεια το σύνολο της οικονομίας.